Procesos y gestión documental en un solo flujo
Diseña tus procesos, radica lo que llega, asigna cada tarea con su plazo y deja todo en el expediente con su índice electrónico. Con agentes de IA dentro del flujo.
Proceso · Solicitudes de información
Casos abiertos · 129 A tiempo2 Por vencer1 Vencida
- Llega el correo
- Radicar
- Agente IA: resumen
- ¿Procede?Sí
- Responder
- Archivar
Datos de ejemplo.
Procesos que puedes modelar
- Radicación de correspondencia
- Peticiones, quejas y reclamos
- Préstamo de expedientes
- Transferencias documentales
- Aprobación de contratos
- Solicitudes internas
- Cuentas por pagar
- Vinculación de proveedores
Módulos
Lo que hace HyperGenIA, módulo por módulo
Cada módulo resuelve una parte del trabajo. Este es el mapa: qué hace cada uno y dónde verlo.
Disponible
SGDSistema de Gestión Documental
Radica, clasifica y conserva tus documentos con TRD, TVD, FUID e índice electrónico. Préstamos, transferencias y búsqueda dentro de los documentos.
Ver cómo funciona: SGDDisponible
BPMSGestión de procesos de negocio
Diseñas el proceso en BPMN y el motor lo lleva: cada tarea con su responsable, su formulario y su plazo en días hábiles.
Ver cómo funciona: BPMSDisponible
IAAgentes con modelos de lenguaje
Agentes que leen el caso y entregan un resumen, una clasificación o un borrador dentro del flujo, siempre con revisión de tu equipo. Más OCR para leer documentos escaneados.
Ver cómo funciona: IADisponible
RPAAutomatización robótica de procesos
Robots de software que ejecutan tareas repetitivas en entornos físicos o virtuales, dirigidos desde Hyper Cloud Room.
Ver cómo funciona: RPAEn desarrollo
Broker LLMVarios modelos de lenguaje, una conexión
Una sola capa para trabajar con distintos proveedores de modelos de lenguaje desde tus procesos, sin atarte a uno.
BPMS · Procesos
Diseñas el proceso. El motor lo lleva.
Dibujas el flujo en BPMN con sus formularios y lo despliegas. Cada caso pasa solo de una tarea a la siguiente, con su responsable y su plazo.
Studio BPMN
Decisiones, caminos en paralelo y temporizadores. Validas el diagrama antes de desplegarlo.
Formularios a la medida
Cada tarea pide los datos que necesita, sin programar.
Plazos reales
Cuentan el horario laboral y saltan los festivos: ves qué va a tiempo, qué está por vencer y qué se venció.
Asignación automática
Por habilidades, por turnos, por un dato del caso o a quien atendió la tarea anterior.
Tareas automáticas
Una tarea puede llamar a otro sistema o generar un documento desde una plantilla.
Tiempos y costos
Cada tarea registra su duración y su costo, y la analítica muestra dónde se demora el proceso.
Recorrido
El expediente se arma mientras trabajas
Sigue una solicitud desde que llega hasta que queda archivada. Cada paso deja su documento en el expediente.
- 01
Llega por la Sede digital
HyperGenIA lee los buzones de correo que configures. Cada correo se marca como procedente o no, y puede iniciar un proceso.
- 02
Se radica con su consecutivo
Recibe su número de radicado y un rótulo con código de barras, listo para imprimir y pegar en el documento físico.
- 03
El motor asigna la tarea
La tarea llega a la persona indicada con su formulario y su plazo, contado en días hábiles.
- 04
Un agente de IA lee el caso
Revisa el formulario y los documentos radicados y entrega un resumen o un borrador. Tu equipo lo revisa y lo califica.
- 05
Se aprueba y queda la versión
Visto bueno, firma en el documento y control de versiones, con la trazabilidad de quién hizo qué y cuándo.
- 06
Queda en el expediente
Cada documento entra con su tipo documental, sus folios y su huella. El índice electrónico se genera solo y la TRD define cuánto tiempo se guarda.
| Documento | Tipo documental | Folios | Huella SHA-256 |
|---|---|---|---|
| 01correo-entrada.eml | Comunicación recibida | 1–2 | 2a84e034…5397 |
| 02RAD-2026-000184.pdf | Radicado | 3 | e2688f49…3f93 |
| 03formulario-tarea.pdf | Formulario | 4–5 | f2fba09c…6fae |
| 04resumen-agente.pdf | Concepto | 6 | c0cc125f…19ff |
| 05respuesta-v2.pdf | Comunicación enviada | 7–9 | 79e2bf09…1452 |
| 06indice-electronico.xml | Índice electrónico | — | e88cfe9b…7c4c |
Datos de ejemplo.
SGD · Gestión documental
Tu archivo, con sus instrumentos
Los instrumentos archivísticos viven dentro de la plataforma y gobiernan cada documento: qué es, dónde está, quién lo ve y cuánto tiempo se guarda.
Tablas de retención y de valoración
Carga tu TRD o tu TVD con series, subseries y tipos documentales, sus tiempos en archivo de gestión y central y su disposición final. Con versiones.
Busca dentro de los documentos
El OCR lee PDF, archivos de Office e imágenes: encuentras un documento por lo que dice, no solo por su nombre.
Préstamos físicos y digitales
Solicitud, aprobación, vencimiento y devolución, con trazabilidad y avisos.
Transferencias con cronograma
Programa las transferencias primarias y secundarias, ejecútalas y consulta el historial.
FUID en Excel
El Formato Único de Inventario Documental sale de la plataforma, listo para entregar.
Acceso y ubicación
Niveles de acceso por tipo documental y la ubicación física de cada caja.
IA · Agentes
Agentes de IA dentro de tus procesos
Un agente es una tarea más del flujo. Tú defines qué hace, él lee el caso y entrega su resultado, y tu equipo lo revisa.
- Lo configuras sin programarInstrucción, contexto y restricciones en lenguaje natural, con el largo y la creatividad de la respuesta.
- Lee el caso completoUsa los datos del formulario y los documentos radicados.
- Siempre con revisiónLa respuesta queda registrada en la tarea, la persona responsable la califica y la analítica muestra cómo va cada agente.
Además, el OCR para buscar dentro de tus documentos y la conexión con tu clasificador de correos.
Datos de ejemplo.
Plataforma
Lista para tu operación
Un solo inicio de sesión
Acceso centralizado y permisos finos por rol, módulo y acción.
Auditoría de cambios
Lo que se crea o se edita queda registrado: quién, cuándo, y el antes y el después.
Tus datos, separados
Cada organización y cada ambiente tienen su información aislada y su cuota de almacenamiento.
Almacena donde prefieras
AWS, Azure, Oracle Cloud o tus propios servidores.
Se conecta con tus sistemas
Consume APIs REST con API key, Basic u OAuth, con reintentos y tiempos de espera.
Documentos para conservar
Genera PDF/A, el formato para preservar documentos a largo plazo.
Analítica
Tareas, casos, tiempos, costos y documentos, más reportes a tu medida.
Español e inglés
Cada persona elige el idioma en el que trabaja.
Preguntas
Preguntas frecuentes
¿Tienes otra pregunta? Escríbenos y te respondemos.
Preguntar por WhatsApp(se abre en otra pestaña)¿Sirve para entidades públicas y para empresas privadas?
Sí. Las entidades encuentran los instrumentos archivísticos que ya manejan: TRD, TVD, cuadro de clasificación, FUID e índice electrónico.
Las empresas lo usan para ordenar procesos como contratos, compras o solicitudes internas, con su archivo al lado.
¿Puedo traer la información que ya tengo?
Sí. Cargamos tu información inicial desde plantillas de Excel y te acompañamos en la migración de expedientes desde tu sistema anterior.
¿Dónde quedan mis documentos?
En el almacenamiento que elijas: AWS, Azure, Oracle Cloud o tus propios servidores. La información de cada organización está separada de la de las demás.
¿Qué hace la IA y qué no?
Los agentes de IA trabajan como una tarea del flujo: leen el formulario y los documentos del caso y entregan un resumen, una clasificación o un borrador.
No deciden solos: la respuesta queda registrada en la tarea y la persona responsable la revisa y la califica.
¿Se integra con mis otros sistemas?
Sí. Las tareas automáticas consumen las APIs REST de tus sistemas, con autenticación y reintentos, y la plataforma trae integraciones propias listas para usar.
¿Cuánto cuesta?
Depende del número de usuarios, del volumen de documentos y del almacenamiento. Agenda una demo: revisamos tu caso y te enviamos una propuesta.
¿Qué proceso quieres ordenar primero?
Cuéntanos cómo trabajas hoy y te mostramos HyperGenIA BPMS con un proceso como el tuyo.